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Règlement Intérieur DU CGH-B

 

Préambule :

Conformément à l’article 16 des statuts déposés le 22 juin 1999 à la Préfecture du Cher et pour assurer dans les meilleures conditions le fonctionnement du CGH-B, le présent Règlement Intérieur est établi par le Conseil d’Administration et approuvé par les membres du Cercle réunis en Assemblée Générale Ordinaire le 14 mars 1999.

Article 1 : Les adhérents

La qualité d’adhérent est régie par les articles 2, 6, 7, 8 et 9 des statuts.

A/ Modalités des adhésions :

Lors de sa première inscription chaque membre actif est tenu de payer un droit d’entrée qui s’ajoute à sa cotisation pour l’année en cours. Le nouvel adhérent reçoit le livret d’accueil du CGH-B en plus de sa carte de membre. Chaque membre actif après renouvellement de sa cotisation reçoit une nouvelle carte d’adhérent. Chaque membre bienfaiteur reçoit une carte d’adhérent après sa nomination.

B/ Durée de validité des inscriptions :

Chaque adhésion est valide pour l’année civile en cours. À partir du 1er octobre, l’adhésion ou la réadhésion sera valide pour l’année suivante, sauf demande expresse de l’intéressé.

C/ Les prestations proposées aux adhérents du CGH-B :

En dehors des publications éditées par le Cercle et des fichiers consultables par le truchement du centre serveur, les prestations proposées par le Cercle sont réservées exclusivement aux adhérents et aux conjoints.

1– La mise à disposition de la documentation généalogique et historique du Cercle :

À la documentation généalogique stricto sensu (tables-fichiers) proposée lors des permanences, dont le calendrier est publié dans Informations Généalogiques du CGH-B, s’ajoutent des ouvrages, revues et autres documents consacrés à la généalogie et à l’histoire consultable au siège de l’association. Les fichiers et les documents du CGH-B ne peuvent pas être reproduits ni transmis par quelque moyen que ce soit sans autorisation écrite du CGH-B.

2– Les recherches dans les services d’archives :

Des recherches peuvent être effectuées sur demande écrite des adhérents dans la mesure des moyens de l’association.

3– Publication des travaux des membres dans la revue du Cercle :

Chaque adhérent est invité à fournir sa généalogie sous forme de tableaux de cousinage, de quartiers ou de fichier GEDCOM etc. Il peut également poser des questions ou répondre à des questions dans la rubrique « Questions-Réponses ». La sélection est opérée par le directeur de la publication. Les adhérents peuvent publier leurs travaux sous forme d’articles, dans la revue Informations Généalogiques du CGH-B si ces articles ou travaux présentent un caractère d’intérêt général.

4– Brevets de généalogie :

Le cercle décerne des brevets de généalogie aux adhérents qui peuvent faire état de leur généalogie suivant les modalités définies dans le livret d’accueil. Traditionnellement ces diplômes sont remis une fois l’an lors de l’Assemblée Générale.

5– Édition d’ouvrages :

Le CGH-B peut éditer des ouvrages écrits par ses adhérents. L’opportunité de ces éditions est décidée par le Conseil d’Administration du CGH-B. Avec l’aval de ce dernier, un contrat de collaboration est établi avec l’auteur pour définir les modalités de publication. Ce type d’édition ne donne en aucun cas droit au versement de droits d’auteur ni contrepartie sous forme d’argent.

Exploitation des recherches des membres :

Un des buts du CGH-B étant de faciliter les recherches et accroître les échanges entre ses adhérents, les travaux des membres peuvent être librement utilisés par l’association. S’ils en manifestent la volonté, et dans la mesure où leurs travaux présentent un caractère d’intérêt général ils peuvent les mettre en commun. Ils peuvent autoriser le Cercle à les publier dans la revue de l’association, à les communiquer et à en autoriser la consultation (exemple : dépouillements des registres) sous quelque forme ou support que ce soit et quelle que soit la destination.

Article 2 : Le Conseil d’Administration

A/ Élection :

Le Conseil d’Administration est désigné suivant les modalités de l’article 11 des statuts.

B/ Réunions :

1– Périodicité :

La périodicité est fonction de la necessité de prendre une décision pour des dossiers importants et urgents, avec un minimum de 7 par an.

2– Convocation :

Le Président envoie à chaque membre du Conseil d’Administration une lettre de rappel ou une convocation avec l’ordre du jour de la réunion 7 jours à l’avance accompagnée du dernier procès verbal.

3– Déroulement :

Présence : Aucun quorum n’est exigé pour que le Conseil d’administration puisse délibérer valablement. Toutefois doivent impérativement être présents le président ou le 1er vice-président, le secrétaire ou le secrétaire adjoint, le trésorier ou le trésorier adjoint. En cas d’absence de ces personnes, la réunion devient informelle. Dans tous les cas un procès verbal de la réunion sera établi par un secrétaire de séance.

Votes : Les délibérations sont prises à la majorité des membres présents. Le vote par procuration n’est pas autorisé. En cas d’égalité, la voix du président de séance est prépondérante. Toutes les délibérations du Conseil d’Administration sont soumises à l’approbation lors de la réunion suivante, puis signées par le Président et le Secrétaire ; après avoir été transcrites dans un registre réglementaire.

Absences : Tout membre du Conseil d’Administration absent plus de 6 mois consécutifs et sans justificatif pourra être considéré comme démissionnaire et remplacé selon les dispositions de l’article 11 des statuts. Par ailleurs, tout membre exclu ou démissionnaire est remplacé selon la même procédure. En cas de remplacement par cooptation, la décision est prise hors la présence du candidat. Celui-ci siégera au Conseil d’Administration dès sa cooptation.

C/ Pouvoir du Conseil d’Administration :

Le Conseil d’Administration est investi d’une manière générale des pouvoirs les plus étendus dans la limite de l’objet de l’association et dans le cadre des résolutions adoptées par les Assemblées Générales. Il peut autoriser tous actes et opérations permis à l’association et qui ne sont pas réservés à l’Assemblée Générale Ordinaire ou Extraordinaire. Les administrateurs se prononcent sur toutes les admissions des membres de l’association et confèrent le titre de membre d’honneur. Ce sont eux également qui prononcent les éventuelles mesures d’exclusion et de radiation des membres. Les membres du Bureau rendent compte de la gestion du Cercle au Conseil d’Administration. Il peut en cas de faute grave ou manquement à ses obligations suspendre un membre du Conseil d’Administration à la majorité après une procédure contradictoire. Il décide de l’ouverture de tous comptes en banque, de l’emploi des fonds, des emprunts, des subventions, de requérir toutes inscriptions et transcriptions utiles. Il autorise le Président et le Trésorier à faire tous actes, achats, aliénation et investissement reconnus nécessaires ; des biens et valeurs appartenant à l’association et à passer les marchés et contrats nécessaires à la poursuite de son objet. Sous le contrôle du Président, chaque administrateur pourra être chargé de l’animation d’un secteur de travail. Un employé même s’il est adhérent ne peut en aucun cas siéger au Conseil d’Administration en tant qu’administrateur. Il peut assister aux réunions du Conseil d’Administration pour assurer l’enregistrement des débats. Le Conseil d’Administration peut déléguer tout ou partie de ses attributions au Bureau ou à certains de ses membres. Les fonctions des membres du Conseil d’Administration sont bénévoles et gratuites. Toutefois, les frais et débours occasionnés par l’accomplissement de leur mandat leur sont remboursés au vu des pièces justificatives.

Article 3 : Le Bureau

Lors du premier Conseil d’administration suivant l’Assemblée Générale Ordinaire, les administrateurs élus désignent le Bureau, en élisant chacun aux fonctions suivantes :

– Le président

– un ou plusieurs vice-présidents dont un premier vice-président

– un secrétaire, plus un adjoint

– un trésorier, plus un adjoint

Les membres sortant sont rééligibles. Comme les membres du Conseil d’Administration, le Bureau est désigné pour un mandat de 3 ans. Au renouvellement des membres du 1/3 sortant, il y a lieu de procéder à de nouvelles désignations aux postes libres, les sortants étant rééligibles s’ils sont réélus au Conseil d’Administration.

Le Bureau sera convoqué et se réunira suivant les urgences des dossiers 3 fois par an.

Les membres du bureau prennent les décisions qui s'imposent, notamment en ce qui concerne les affaires les plus courantes et les plus urgentes.

Les décisiosn importantes sont évoquées avant d'être soumises à l'approbation du Conseil d'Administration.

Celui-ci est informé du travail du bureau.

Article 4 : Le Président

Cheville ouvrière de l’Association, il coordonne les travaux du Comité Directeur et assure la direction et le fonctionnement du Cercle. Il préside les réunions de bureau. Il doit être informé, car il gère seul les affaires quotidiennes et courantes, les décisions les plus importantes étant du ressort du Conseil d’Administration. Il assure la gestion administrative du personnel, définit les fonctions de chacun et rend compte de cette gestion au Conseil d’Administration. Il a autorité pour les dépenses courantes inférieures à 1 500 euros, au-delà de cette somme l’accord du Conseil d’Administration est nécessaire. En cas de nécessité, il est habilité à signer les chèques. Outre les réunions du Conseil d’Administration, de l’Assemblée Générale, il préside également les réunions trimestrielles. En cas d’empêchement, ou absence, le Président est remplacé par le 1er vice président.

Article 5 : Les vice-présidents

Le 1er vice-président est élu par le conseil d'Administration pour la durée de son mandat. Le ou les Vice-Présidents secondent le Président qu'ils suppléent en cas d'empêchement avec les mêmes pouvoirs dans toutes ses fonctions.

Le 1er vice-Président doit être tenu au courant des principaux dossiers et du fonctionnement du secrétariat administratif afin de remplacer le président en cas d'indisponibilité de celui-ci.

Article 6 : Le secrétaire général

Le secrétaire général est chargé :

– de la correspondance par délégation du Président

– de la préparation en accord avec le Président et de l’envoi des diverses convocations

– du classement et de la conservation des dossiers et archives.

Il rédige les procès verbaux des diverses délibérations :

– du Conseil d'administration

– des réunions trimestrielles et des Assemblées Générales.

Il tient les registres suivants :

– registre spécial prévu par la loi de 1901, avec pages numérotées

– registre des membres de l’association

– registre des procès verbaux de réunions du Conseil d’administration

– registre des procès verbaux des réunions des Assemblées Générales

– registre d’émargement des participants aux Assemblées Générales.

Le secrétaire doit être au courant de la partie administrative de l’association afin d’éclairer et aider le Président. En cas d’empêchement il sera remplacé par le secrétaire adjoint.

Article 7 : Le trésorier

C’est le trésorier qui est chargé de la gestion du patrimoine de l’association. Pour cela :

– il adresse les avis de cotisations,

– fait rentrer les créances

– effectue le paiement des factures et des charges concernant les opérations décidées par le Conseil d’Administration ou le président.

– chaque mois, il présente aux administrateurs le détail financier des différents comptes.

Sous la surveillance du président :

– il tient les différents registres comptables (manuels ou informatiques)

– dresse le bilan de fin d’année, et rédige un rapport financier qui sera soumis à l’Assemblée Générale

– se tient à disposition des vérificateurs aux comptes et leur fournit toutes informations nécessaires au contrôle

– en fin d’année dresse un inventaire

– à cette période, en accord avec le Président, il élabore un budget prévisionnel pour l’année suivante qui sera également présenté à l’Assemblée Générale pour approbation

– il reçoit les chèques ou versement qu’il met à l’encaissement

– il signe les chèques

– En cas d’empêchement il sera remplacé par le trésorier adjoint

– Le trésorier adjoint travaille en collaboration avec le trésorier.

Article 8 : Les vérificateurs aux comptes

Les comptes tenus par le trésorier sont vérifiés annuellement par un ou deux vérificateurs aux comptes. Ceux-ci sont élus pour un an par l’Assemblée Générale Ordinaire. Ils sont rééligibles. Ils doivent présenter à l’Assemblée Générale Ordinaire appelée à statuer sur les comptes un rapport écrit sur leurs opérations de vérifications. Ils motivent le résultat de cet examen. Les vérificateurs aux comptes ne peuvent pas être membres du Conseil d'Administration.

Article 9 : Assemblée Générale Ordinaire

L'assemblée générale ordinaire se réunit au moins une fois par an – les modalités sont réglées par l'article 13 des statuts.

L'assemblée générale ordinaire se déroule en général au chef-lieu du département, toutefois elle peut être décentralisée dans un autre lieu.

Vote par procuration : les pouvoirs reçus en blanc sont répartis dans la limite de 10 aux adhérents présents, à jour de leur cotisation.

Article 10 : Assemblée Générale Extraordinaire

Elle est régie par l'article 14 des statuts. Elle est convoquée dans les mêmes conditions que l'Assemblée Générale Ordinaire.

Article 11 : Les Antennes

Trois antennes locales prolongent l'activité du siège social : Paris – Vierzon – Saint-amand-Montrond. Le siège social et les antennes sont placées sous l'autorité d'un membre du Conseil d'Administration. Ces groupes n'empiètent en aucune façon dans la gestion de l'association. Les buts poursuivis sont essentiellement les suivants :

– décentraliser les activités de l'Association

– rapprocher, renseigner, aider les adhérents du secteur qui ne peuvent se déplacer aisément au siège

– faciliter les recherches et contacts entre adhérents

– organiser des travaux de recherches dans les mairies ou par des groupes d'adhérents pour effectuer des dépouillements

Le responsable d'antenne a aussi pour mission de :

– faire connaître l'association sur son secteur et participer à différentes manifestations

– recevoir éventuellement les visiteurs et les personnes désirant se livrer à la généalogie et les informer, et recueillir leur adhésion

En outre, chaque année les responsables de Vierzon et Saint-Amand-Montrond organisent une réunion trimestrielle (juin et novembre) dans une localité de l'Antenne, afin de se rapprocher des adhérents.

Article 12 : Les permanences

Les permanences ont pour objet :

– d'aider les généalogistes dans leurs recherches, en apportant des conseils, et en leur permettant la consultation des tables de dépouillement, des annuaires, livres divers, généalogies déposées par d'autres adhérents etc...

– le responsable assure le lien entre les adhérents et le CGH-B

– le calendrier de ces permanences est fixé par le Conseil d'Administration sur proposition des responsables et publié dans la revue

– chaque permanence est annoncée localement par un communiqué dans la presse, et si possible par des affiches

Ces réunions de travail sont placées sous l'autorité de l'administrateur. À ces permanences sont accueillies toutes les personnes intéréssées par la généalogie, où elles sont informées des activités du Cercle. Les adhésions sont reçues au siège social, dans les antennes et les permanences, en application de l'article 1 des statuts.

Article 13 : Les employés

Malgré le travail important effectué par les membres et les bénévoles du Cercle, l'importance des activités du CGH-B peut nécéssiter de recourir à un personnel salarié. L'embauche est effectuée par le Président, après avis du Conseil d'Administration qui tient compte pour sa décision suivant les besoins de la gestion et les possibilités financières de l'association.

Un contrat de travail est établi, et les conditions de travail et la rémunération, ainsi que les litiges éventuels relèvent de la législation du travail. Les taches à accomplir sont définies par le Président et sous sa responsabilité. Il contrôle les activités du personnel.

Article 14 : Divers

Suivant l'article 3 des statuts, l'association et ses membres se doivent de ne pas s'immiscer dans les discussions politiques ou religieuses, ni engager l'association, qui se doit d'être d'une stricte neutralité. Le CGH-B, après accord du Conseil d'Administration, peut adhérer à des associations dont le but est en rapport avec son activité mais sans engager son indépendance.

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